N本报记者 沈雪燕
日前，优兰发集团通过了建立系统化沟通机制方案，将整合现有各种沟通渠道，打造更多新的沟通平台，增加企业工会在理顺员工关系方面的职能，并建立公共关系部门，整个沟通机制讲求互动性，并配套奖罚机制。“我们希望通过这种方式，把沟通机制系统化、机制化，才能保证长期执行。”优兰发人力资源部相关负责人表示。
记者采访发现，当前泉州企业打造多维沟通渠道的企业不少，特步、浔兴、辉煌等企业都建立了公共关系部等专门部门，但是提出系统化建设的企业还很少，那么系统化沟通机制应该具备哪些条件呢？
自上而下激活沟通渠道
“我们今年员工返厂率很高，高管层更是很少变动，其中去年底集团整合沟通渠道起到不小作用。”优兰发人力资源部相关负责人介绍，之前，集团原有的总裁信箱及内部交流平台都很少启用，员工向上层反映问题难以得到及时答复，有些员工有意见没处说，感觉没受到重视，产生离意。去年底，公司着力推广总裁信箱，对员工们反映的问题，总裁都亲自回复，并在公司内部宣传平台上公布，上下沟通渠道一下热了起来，每天可以收到几十封信件。
春节前，公司全面利用各种内部沟通平台，在员工回家过年之前，向员工们展示了2012年的工作重点：打造“精细化管理模式”，完善和优化企业管理制度与流程，打造“以家的氛围凝聚团队，军队的纪律管理企业”的企业文化……公司高层主动向员工“备案”，这种自上而下的沟通方式一下激发了员工对公司未来的信心，也增强了主人翁责任感，沟通渠道互动性大大加强。
多部门联手，沟通渠道系统化
在激活和整合多种沟通渠道的同时，优兰发此次更提出打造系统化沟通机制的概念。“企业机制建设都怕没有系统性，现在很多企业建设沟通渠道都是想到一样做一样，没有承续性，也经常坚持不下去。”上述相关负责人介绍，优兰发此次打造的系统化沟通机制主要组成部分有：总裁信箱等内部交流平台、工会日常沟通工作，及建立专门的公共关系部门。内部交流平台收集到的各类普遍性问题将交给工会，通过每个月面谈及例会等交流方式协调解决，而公共关系部门将更加针对性地解决员工关系协调、心理疏导等问题。
“系统化的沟通机制建设有助于这些机制长期运行下去，也能在此基础上不断完善。”该负责人说，这些沟通机制将与相关奖罚机制配套，如沟通方面做不好，导致员工流失率上升，相关人员将受罚。而员工通过沟通平台，为企业发展提出好的建议，将获得嘉奖。
以沟通为起点的循环
在特步，日常的沟通渠道有每月初的总裁办会议，每周的各中心例会，每季度的经营计划分析会，每半年或每年的总结报告会等；针对性处理员工关系的，有专门的公共关系部。而浔兴、辉煌等企业也于近一两年建立了公共关系部门，以互动化激发员工的沟通激情。但是，很少企业在建设沟通渠道时，提出系统化、机制化。
“一个系统化的沟通机制应该是有起点有终点的良性循环机制。”北大纵横管理咨询集团副总裁岳云雷说，良好的沟通机制应该有多维的沟通渠道，能让下级听到上级的声音，上级听到下级的声音，也能让员工们听到周围同事的声音，而公司在收集到这些声音之后，要做出不同的反应，该解决的问题必须解决，有良好的建议要采用并嘉奖，这些处理方式要写进制度，坚持下来，不断通过积极的沟通结果去影响和激发更多员工积极参与沟通，这样才能形成良好的循环，最终达到系统化。
