N本报记者 沈雪燕
本报讯 要请假了，递张请假条之前，还要先给自己找个“替身”，以便在假期内，有人帮自己完成职责内的工作，这就是所谓的“职务代理”。在不少企业里都有类似的做法，现在一些企业开始把这一做法规范化、制度化，使得职务代理成为常态化的制度，而每个职员都要在日常工作中找好并培训出一个甚至更多替身。日前，华峰集团、新闽航、亲亲食品等企业都相继出台和完善了职务代理制度。据了解，职务代理制度做得好，可以降低用人成本，对企业岗位优化也能起到不小的作用。
请假前，先找好“替身”
最近，亲亲食品负责招聘的小杨需要回省外的老家一趟，他向公司提出请假申请，在递交申请的同时，他也向上司推荐了自己的“替身”小王，和小杨一样，小王也是负责招聘的，只是分工不同，一个负责基层招聘，一个负责管理层的招聘。而在此之前，按照公司的要求，两人曾轮岗交换过工作，对彼此的工作都较为熟悉，加上平常就相互将对方视为“目标替身”，会有意识地交流相互的工作，这次请假，小杨请小王代替自己的工作，可以说是做足准备。按照职务代理制的流程，人力行政总监王桂莲向小王做了一番了解，确定代理工作没有问题后，便批准了小杨的请假。
“如果职员辞职或请长期，可以招人来顶替，可是短假不行，做职务代理是最合适的。”王桂莲说，这个方式在亲亲执行有一段时间了，以前比较不正式，一般是员工自己协调，口头向上司汇报，有时候员工请假时间短，一时找不到人替也会暂时空缺，现在落成制度，与轮岗制配合，每个人都有一两个较为固定的“替身”，请假前先落实职务代理事宜也就形成规定了。
轮岗制保障替身人选
确定代理人，填写《职务代理授权书》明确代理权责、工作内容、要求、时限，报上级主管审核批准，发布职务代理公告……这是日前华峰集团公布的职务代理流程。在该公司新定推出的职务代理制度中，代理候选人必须具备以下条件：符合代理岗位要求之年龄、学历、工作经验及相关技能，熟悉被代理人岗位职责及日常工作内容。
那么，如何确保代理人能顺利上手呢？“选择代理人的时候，尽量考虑本部门或上下游的同事，最重要的是，要通过轮岗保证让代理人亲身体验代理岗位的工作。”新闽航人力行政总监毛少文说，该公司启动职务代理制有一段时间了，一般情况下，企业会让员工在几个位子上轮岗，让他们成为多面手，员工选择职务代理人时，就从与自己轮岗过的同事中选择。
除了轮岗外，华峰集团还要求员工在日常工作中，有意识地去培训自己的“替身”，比如在本部门计划、部署、检查、总结、检讨等工作时要通知职务代理人参与，平时多指导、沟通、协调，让职务代理人最大限度地了解本部门的工作内容。
有益于岗位优化
做职务代理制，在人力资源总监们看来，不仅仅是为了避免员工临时请假影响工作进程，更重要的是，此举能培养、锻炼储备人才，形成良好的人才梯队，并且能够做到岗位优化。
在华峰，职务代理人不仅能享受到工资补贴，而且在职务晋升方面也有优势。“比如一个职位空缺了，要提拔新人选的时候，职务代理人会成为优选考虑的对象。”华峰人力资源总监张海华说，有一些管理层，他们选择和培养的职务代理人是自己的副手，那么一旦他们离职或晋升，职务代理人就成为优先考虑的继任人选。
新闽航则把职务代理制作为岗位优化的前奏，有些岗位人员请假时，由职务代理人替上，如果请假的人员没有返岗，或者说请假回来后要求调岗，而职务代理人完全能胜任两个岗位的工作的话，那么公司会把两个岗位优化设置为一个岗位，并相应提高该岗位的薪酬待遇。“我们今年就做了一系列优化，有的2个人做3个人的事，有的3个人做4个人的事，岗位减少了，员工薪酬都提升了，人员也更加稳定。”毛少文说。
